CIAO: wat elk schoonmaakbedrijf moet weten (en hoe je eenvoudig conform blijft)
Sinds 1 september 2024 geldt er een nieuwe wettelijke verplichting voor Belgische schoonmaakbedrijven: CIAO (Check In and Out at Work). Dit systeem voor real-time aanwezigheidsregistratie, opgelegd door de RSZ, is bedoeld om zwartwerk en oneerlijke concurrentie in de sector te bestrijden.
Het goede nieuws: met CleanPerform blijft u conform, zonder extra moeite.
Wat is CIAO?
CIAO is een officiële online dienst van de RSZ voor de registratie van de aanwezigheid van werknemers op schoonmaaklocaties. Elke werknemer — of het nu gaat om een vaste medewerker, uitzendkracht, onderaannemer of stagiair — moet zichzelf, in real time, ter plaatse registreren.
Per opdracht zijn twee acties vereist:
- Check In: op het moment dat het werk begint
- Check Out: aan het einde van de opdracht
Pauzes moeten ook worden geregistreerd. Belangrijk: werkgevers kunnen niet registreren namens hun werknemers.
Voor wie geldt deze verplichting?
CIAO is verplicht voor bedrijven die onroerende eigendommen schoonmaken in opdracht van derden, boven bepaalde drempelwaarden. Dit omvat:
- Reguliere schoonmaak (kantoren, winkels, industriële ruimtes…)
- Gespecialiseerde schoonmaak (ramen, gevels, na calamiteiten…)
- Spoedschoonmaak
De volgende gevallen zijn uitgesloten van de verplichting:
- Schoonmaak voor eigen gebruik
- Diensten via dienstencheques
- Nooddiensten
Werfmeldingen: wanneer zijn ze verplicht?
Naast CIAO hebben schoonmaakondernemers ook verplichtingen rond werfmeldingen vóór aanvang van de werken, wanneer onderaannemers worden ingeschakeld.
Meldingen zijn niet vereist als:
- U geen onderaannemers heeft en het totaalbedrag lager is dan €30.000 excl. btw
- U precies één onderaannemer heeft en het bedrag lager is dan €5.000 excl. btw
Zodra deze drempels worden overschreden of de situatie tijdens de uitvoering wijzigt, wordt de melding verplicht en moet ze elektronisch worden ingediend bij de RSZ.
De risico’s van niet-naleving
Het niet naleven van de CIAO-verplichtingen stelt uw bedrijf bloot aan controles door de sociale inspectie en administratieve sancties. In een sector die al onder verscherpt toezicht staat, is conformiteit niet alleen een wettelijke verplichting — het is ook een signaal van professionaliteit naar uw klanten toe.
CleanPerform: de terreinoplossing om conform te blijven
De officiële RSZ-applicatie werkt, maar ze is niet ontworpen voor schoonmaakmedewerkers die dagelijks meerdere locaties bezoeken. CleanPerform wel.
Werfmeldingen ingebouwd
Met CleanPerform worden werfmeldingen rechtstreeks vanuit de tool gegenereerd, op basis van gegevens die al in uw planning zijn ingevoerd. U hoeft niets opnieuw in te voeren op een extern portaal.
Een mobiele app gemaakt voor het terrein
Uw medewerkers beschikken over een eenvoudige, intuïtieve mobiele app om zich in seconden te registreren. Geen complexe accountbeheer, geen omslachtige navigatie — één tik en klaar.
Een volledig overzicht voor het kantoor
Vanuit het CleanPerform-portaal volgt u de aanwezigheid van uw teams op elke locatie in real time. Bij een inspectie zijn alle gegevens gecentraliseerd en exporteerbaar.
Samengevat
| Verplichting | Zonder CleanPerform | Met CleanPerform |
|---|---|---|
| Aanwezigheidsregistratie | Complexe RSZ-app | Eenvoudige, snelle mobiele app |
| Werfmeldingen | Afzonderlijk RSZ-portaal | Geïntegreerd in de tool |
| Aanwezigheidsopvolging | Manueel | Real-time dashboard |
| Voorbereiding op controles | Verspreide gegevens | Alles gecentraliseerd, exporteerbaar |
CIAO is een verplichting — CleanPerform maakt er een operationeel voordeel van.
Wilt u zien hoe dit in de praktijk werkt? Vraag een gratis demo aan en ontdek hoe CleanPerform de CIAO-naleving voor uw bedrijf vereenvoudigt.